Programa de Gestión Documental

El Programa de Gestión Documental (P.G.D.), es un término nuevo pero, a la vez antiguo, ya que está unido al concepto de documentos o records management (disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos de información denominados Records), estos contienen datos e información en cualquier formato, y en ellos podemos encontrar evidencias del desempeño y desarrollo de las actividades de una institución u organización, este proceso de gestión surge como una alternativa para evitar futuras pérdidas, permitiendo la posibilidad de encontrarlos en el momento que se precisan.

El P.G.D., establecido como un requerimiento normativo indicado por la Ley 594 de 2000 y Decreto 2609 de 2012, es fundamental para una organización que formula estrategias y que permite a corto, mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios en la Entidad.

La Gestión Documental como conjunto de tecnologías, normas y técnicas, permitirá a la Cámara de Comercio del Chocó, administrar su flujo documental a lo largo del ciclo vital de los mismos, ya sea, mediante técnicas manuales o tecnológicas que permite alcanzar los niveles de más alto rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

La misión principal de un sistema de gestión documental, es el rastreo, almacenamiento y organización de los documentos electrónicos y físicos. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en otro tipo de sistema, puede no tener una organización clara de contenido, es lo que técnicamente se denomina como información desestructurada.

Mediante el Sistema de Gestión Documental, se han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación, y los documentos han de estar siempre disponibles en el momento que se necesiten de manera rápida y sencilla.

El Sistema de Gestión Documental garantizará la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos; y restringir el acceso a la documentación, solamente podrán tener acceso a la misma las personas autorizadas.

 

 

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